Dossier de voyage

Il est adressé à domicile une dizaine de jours avant le départ et contient : • une convocation qui indique tous les renseignements relatifs au voyage et au lieu de rassemblement (sauf voyage individuel). • des étiquettes pour les bagages. • les renseignement relatifs au séjour : adresse, téléphone, trousseau, etc. • un numéro de téléphone d’urgence.

Pour les séjours linguistiques en famille :

Les coordonnées complètes de la famille d’accueil sont communiquées 10 à 3 jours avant le départ, sauf en cas d’inscription tardive (5 semaines pour les séjours en Europe et 8 semaines pour les séjours aux USA).

NB : Pour les USA et le Canada les coordonnées des familles hôtesses peuvent être communiquées plus tardivement.

Dates et horaires de voyage :

Les voyages en avion ou en train soit accompagnés, soit avec départs assistés ou individuels, au départ de Paris ou de la province, ainsi que ceux relatifs à un pré-acheminement ne sont ni modifiables ni remboursables après confirmation de l’inscription.Les horaires de départ et de retour n’étant pas connus au jour de l’impression de cette brochure, ceux-ci seront communiqués aux participants au plus tard lors de l’envoi du dossier de voyage. Nous demandons à nos participants de respecter les horaires de convocation. Le billet collectif, étant un billet aller-retour, ne peut donner lieu à aucun remboursement du trajet non utilisé. Avant les retours, il est demandé aux parents de vérifier les horaires précis avant de se déplacer.

Retours avion :

• Internet : adp.fr • téléphone : 39 50

Retours train :

• Internet : sncf.fr • téléphone : 36 35

Cette démarche évite des attentes parfois longues les jours de grand trafic. En raison des impératifs imposés aux groupes par les diverses compagnies de transport en période de trafic chargé, les dates de départ et retour peuvent être modifiées de 24 à 48 heures par rapport aux dates publiées.


Voyages individuels

Tout voyage individuel est à la charge des participants. Tous billets de transport, air, fer, commandés et réservés font l’objet d’une facturation séparée. Tout billet émis n’est ni modifiable ni remboursable. Les frais de transferts individuels, si souscrits, sont payables au moment du versement du solde.


Transports locaux : (Séjours en famille)

Transports locaux : (Séjours en famille) Les trajets des élèves du domicile de leurs familles hôtesses au centre et pour se rendre aux activités ne sont pas inclus dans nos tarifs. Pour ces transports locaux, il est demandé une participation, indiquée aux tableaux des prix et portée sur la facture. Elle est payable avant le départ avec le solde du séjour.



Bagages :

L’organisation n’accepte aucune réclamation relative à toute perte, avarie ou vol de bagages, vêtements ou objets personnels. Ils demeurent sous la surveillance des participants pendant la durée du voyage et du séjour. Seuls les bagages enregistrés auprès d’un transporteur (compagnies aériennes) sont assurés et ce uniquement pendant la durée du transport, sur la base des barèmes des compagnies utilisées.


Argent de poche :

• Séjours linguistiques en Europe : nous conseillons une somme de 50 € par semaine en devises du pays, pour couvrir les petites dépenses personnelles (achats de pellicules, photos, timbres, glaces, boissons…) ainsi que les repas et boissons éventuels pendant le voyage. • Etats-Unis : 100 $ par semaine nous paraissent le minimum à prévoir (Canada : 100 $ canadiens).


Encadrement

Dans nos centres le nombre d’encadrants n’est jamais inférieur à1 pour 10 jeunes. Pour les séjours en famille ce taux s’applique lors des regroupements tels que cours, activités, visites… Nos participants âgés de plus de 14 ans pourront bénéficier de permissions hors encadrement notamment lors de certaines sorties en ville ou lors des temps libres prévus à l’occasion de certaines excursions. Lors des voyages le taux d’encadrement des jeunes est conforme à celui fixé par les textes en vigueur ainsi que par la Norme européenne NF séjours linguistiques.


Santé

Pour toute information concernant la situation sanitaire des pays visités il est recommandé de consulter les informations du site http://www.diplomatie.gouv.fr


Hébergement

En application de la Norme NF séjours linguistiques, la différence d’âge dans les chambres partagées ne peut dépasser 4 ans.


Formalités pour les ressortissants français

Pour les séjours en Europe :

• Soit une carte d’identité en cours de validité, accompagnée pour les élèves mineurs de l’autorisation de sortie du territoire en cours de validité délivrée par la mairie ou le commissariat de police. • Soit un passeport personnel nominatif en cours de validité.


Pour les séjours aux USA/Canada :

Pour vous rendre aux USA, vous devez impérativement être détenteur d’un passeport personnel valable au moins 6 mois après votre date de retour en France. Pour les USA, le passeport doit être un passeport personnel en cours de validité valable 6 mois après la fin du séjour : – Soit à lecture optique émis avant le 25 Octobre 2005. – Soit électronique à photo numérisée émis après le 13 avril 2006 (comprenant une puce électronique et portant donc la mention « Ce passeport contient un composant électronique » en page 3 de votre passeport.) Tout passeport émis entre ces 2 dates pourra être échangé gratuitement, la demande est à effectuer auprès de la mairie de votre domicile. • Pour les séjours comportant plus de 18 cours de 60 minutes par semaine un visa étudiant est obligatoire. • Pour les séjours excédant 90 jours un visa spécifique est obligatoire. ATTENTION Pour les USA, vous devez obligatoirement renseigner le formulaire ESTA (Electronic System for Travel Authorization – Prix : 14 €). Pour cela,vous devez vous connecter sur Internet à l’adresse www.esta.cbp.dhs.gov au plus tard 72 heures avant le départ. A moins de 72 heures avant le départ, votre embarquement ne sera pas possible.

Pour les ressortissants non français, il appartient à chaque participant de se rapprocher du consulat du pays concerné. Il est le seul habilité à vous communiquer les conditions d’entrée et de séjour dans le pays.

Pour l’obtention du VISA les délais peuvent être longs de 2 à 6 semaines selon les pays. Dans le cas de non obtention de visa, les frais d’annulation sont calculés conformément à nos conditions générales. Chaque participant doit, au moment du départ, être en possession des documents nécessaires au franchissement des frontières. Ils sont sa responsabilité pleine et entière et les conséquences financières découlant de ce manquement à la réglementation seraient à sa charge. Il ne pourrait prétendre à remboursement ou dédommagement. L’assurance annulation, si elle est souscrite ne couvre pas ce risque.

IMPORTANT Pour tous les séjours en Europe, les participants doivent se munir avant le départ d’une carte Européenne de santé ou d’une attestation émise par la Sécurité Sociale ( délai d’obtention : un mois pour certaines caisses ).


Règlement :

OPTIMUM LANGUES ne peut être en aucun cas tenu responsable des éventuels contre temps survenus du fait des conditions atmosphériques, perturbations, irrégularités des transports, grèves, etc. Il peut arriver exceptionnellement que OPTIMUM LANGUES soit amené, pour des raisons d’organisation, à modifier le lieu de séjour initialement prévu.

Dans ce cas, le client est aussitôt averti de ce changement qui ne peut intervenir moins de 21 jours avant le départ. Les participants peuvent alors choisir un nouveau séjour, soit demander le remboursement des sommes versées.

La famille d’accueil représente un mode d’hébergement qui ne peut être considéré comme un élément essentiel du séjour linguistique. Un empêchement ponctuel, un désistement d’une famille d’accueil initialement prévue, la présence d’un autre francophone aurait pour conséquence une affectation temporaire ou définitive dans une famille de substitution sans pour autant donner droit à une quelconque indemnisation. Dans l’éventualité du désistement d’une famille d’accueil dans les jours précédant le départ, OPTIMUM LANGUES peut se trouver dans l’obligation d’affecter temporairement le ou les participants concernés au sein d’une famille accueillant d’autres participants du séjour dans l’attente de valider leur affectation dans une nouvelle famille d’accueil.

Ces circonstances ne peuvent en aucun cas être considérées comme une clause d’annulation de séjour et ne pourront donner lieu à un quelconque remboursement.

OPTIMUM LANGUES se réserve le droit d’annuler ou de reporter un séjour si le nombre de participants est inférieur à 10. L’annulation ne peut intervenir moins de 21 jours avant le départ.

Dans ce cas, les participants peuvent choisir un nouveau séjour, ou demander le remboursement des sommes versées. Si le nombre de participants est inférieur à 10, OPTIMUM LANGUES se réserve le droit de modifier les modalités de voyage, le voyage pouvant ne plus être accompagné mais avec départs assistés et transferts. En cas de désistement d’une famille d’accueil, l’organisateur s’engage à communiquer les coordonnées d’une nouvelle famille avant le début du séjour. Cette modification ne peut être considérée comme une cause d’annulation. Des photos des participants peuvent être prises pendant les séjours et utilisées dans tous supports de communication de OPTIMUM LANGUES . L’usage de ces photos est accepté à l’avance par leurs représentants légaux.


Programmes optionnels :

Les activités, sports, cours ou excursions présentés en option moyennant le paiement d’un supplément de prix ne peuvent constituer un élément essentiel du contrat de vente.

En conséquence, et au cas où ces options ne peuvent être réalisées par l’organisateur, le client est remboursé du montant du supplément facturé.



Règlement intérieur aux séjours

Les problèmes d’inadéquation avec la famille d’accueil (problèmes d’intégration, mode de vie, nourriture…) doivent impérativement nous être signalés sur place et à nous-mêmes, pendant le séjour et dans les plus brefs délais. Dans ce cas, un changement de famille peut être envisagé et seulement après vérification de cette nécessité.

Aucune réclamation à cet égard ne peut être acceptée après le retour du stagiaire.

Il est formellement interdit au participant d’emprunter de l’argent à sa famille hôtesse.

Pour les séjours en famille aux USA, le participant doit mentionner au moment de l’inscription s’il est fumeur. L’organisation s’efforcera de lui trouver une famille hôtesse susceptible de l’accueillir. Toutefois, en cas d’impossibilité, l’organisme le tiendra informé, en temps utiles, du résultat de ses démarches. L’impossibilité de répondre favorablement à ce souhait ne peut être une cause d’annulation.


Règlement intérieur aux séjours pour les programmes moins de 18 ans

L’usage de tout véhicule motorisé ainsi que la pratique de l’auto-stop sont interdits à tous les participants, quel que soit leur âge.

La consommation d’alcool est formellement interdite et peut entraîner le renvoi du participant. L’usage du tabac est formellement interdit dans les « summercamps » collèges et séjours sportifs.

Lors des séjours linguistiques en famille, les participants sont naturellement autorisés à effectuer certains déplacements seuls, par exemple pour se rendre de leur famille à l’école, au point de rendez vous, pour une activité prévue ou une excursion etc., soit pendant la semaine, soit durant le week-end, en dehors de la surveillance de l’organisation.

Cette « liberté » est identique à celle dont peuvent bénéficier les jeunes dans leur cadre familial.

Nos responsables, ainsi que nos familles hôtesses, assurent bien entendu les contrôles d’horaires nécessaires. Nous demandons à nos familles hôtesses de se comporter à l’égard de leurs jeunes hôtes comme elles le feraient vis-à-vis de leurs propres enfants, en “bon père de famille”. Il faut donc avoir à l’esprit que les habitudes familiales peuvent varier d’un pays à l’autre comme elles peuvent être différentes d’une famille à une autre


Les sorties :

Les responsables de centre ou les familles hôtesses sont habilités à déterminer la fréquence et l’amplitude des autorisations de sortie non accompagnée, cela dans le cadre du mode d’organisation familiale déterminé sous la seule autorité des familles d’accueil.

En Espagne , compte tenu du rythme de vie du pays, les jeunes de plus de 15 ans peuvent sortir seul sans accompagnateur jusqu’à 24 h 00 environ.

Aux USA et au Canada, seules les sorties du soir en accord avec la famille hôtesse sont autorisées. Ces sorties doivent en effet s’accorder avec les habitudes familiales. Pour les USA, les difficultés de déplacement et l’absence de moyens de transports publics rendent ces sorties souvent impossibles en dehors de celles qui pourraient être organisées par la famille hôtesse. Ces sorties s’effectuent en dehors de la surveillance de l’organisme.

Les responsables OPTIMUM LANGUES ou nos correspondants locaux ainsi que la famille hôtesse peuvent, pour des raisons d’opportunité ou de sécurité, interdire certaines sorties. Tous les participants doivent informer leur famille d’accueil de leurs sorties, du but de leur déplacement et de l’heure de leur retour.

L’assistance aux cours, ainsi que la participation aux sorties, excursions, visites organisées et sports est obligatoire, sauf autorisation ou recommandation spéciale écrite des parents, et après accord de l’organisateur.

Dans chaque collège, le directeur de centre est habilité à déterminer les autorisations de sortie soit en journée soit le soir. Le mode d’organisation de ces autorisations (fréquence et amplitude) peut varier d’un collège à un autre. Il est fonction de la localisation du collège et de l’âge des participants. Ces autorisations sont en général, jusqu’à 21 h 30 pour les moins de 15 ans et jusqu’à 24 heures pour les jeunes de 15 ans et plus, selon les pays.


Discipline :

Tout participant dont le comportement ou la tenue laisse à désirer, ou est de nature à nuire à ses camarades, ou à la réputation de l’organisation fait l’objet : 1 d’un blâme oral. 2 d’une notification à sa famille. 3 s’il ne s’amende pas, d’un renvoi.

En cas d’indiscipline grave ou d’inadaptation manifeste, OPTIMUM LANGUES peut décider le renvoi immédiat de l’élève après en avoir averti les parents qui s’engagent à acquitter, dès réception de la facture les frais de transport et de transfert qui seraient avancés par OPTIMUM LANGUES. Les parents ou le représentant légal ou la personne désignée par ceux ci, sont informés des modalités du voyage de retour du participant ayant fait l’objet d’un renvoi : compagnie, horaires, lieu d’arrivée etc. L’organisation prend en charge le jeune jusqu’au compartiment en cas de retour en train sauf Eurostar et Thalys, ou après enregistrement jusqu’aux services de police en cas de retour en avion.

En aucun cas, ce voyage ne peut faire l’objet d’un accompagnement/encadrement individuel.

Cas particuliers :

L’organisation se réserve le droit d’accepter ou non les participants atteints d’énurésie, d’anorexie, de certaines allergies graves, de troubles particuliers ou faisant l’objet d’un suivi psychologique ou psychiatrique. Les jeunes atteints de ces troubles que les parents ne nous auraient pas signalés lors de l’inscription s’exposent à être renvoyés immédiatement en France, sans pouvoir prétendre à aucun remboursement des frais de séjour. Les frais de retour anticipés non accompagnés étant à la charge des parents, réglables sur présentation de facture.



Réclamations

Les réclamations doivent être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception dans les meilleurs délais. Elles ne sont plus recevables passé le délai raisonnable d’un mois suivant le retour. Le fait de s’inscrire à nos séjours implique l’adhésion complète à nos conditions générales de vente et au règlement intérieur.


Modalité de règlement

Un acompte de 360 € est versé le jour de l’inscription. (acompte 300€ + 60€ frais de dossier). Pour tout séjour supérieur à 4 semaines, un montant égal à 25 % du montant du séjour. Si vous souscrivez la garantie annulation, cette dernière doit être réglée à l’inscription : soit 60€ pour les séjours en Europe et de 100€ pour les séjours aux États-Unis et Canada.

Le solde du séjour et les frais annexes éventuels (ex : transferts, assurance…) doivent être versés : • 4 semaines avant le départ pour les séjours en Europe, • 5 semaines avant le départ pour les séjours USA, Canada et Australie et sans relance de notre part.

Mode de règlement : chèque bancaire à l’ordre d’OPTIMUM LANGUES ou carte bancaire VISA.



Conditions d’annulation/désistements

Toute demande d’annulation doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, la date de la poste fait foi.En cas de désistement ou d’annulation plus de 30 jour avant le départ, une somme de 100€ reste acquise à l’organisation.Tout désistement ou annulation qui intervient dans le mois du départ entraîne les retenues suivantes:– De 30 à 21 jours avant le départ: 20% du montant total du séjour– De 20 à 8 jours avant le départ: 50% du montant total du séjour.– De 8 à 3 jours avant le départ: 75% du montant total du séjour.Au-delà, la retenue est de 100%.Conformément à l’article L.121-18-4e du Code de la Consommation, je suis informé que je ne dispose pas d’un droit de rétraction après avoir accepté le présent contrat.Lorsque le séjour a nécessité l’émission d’un billet de transport: train ou avion ou pré-acheminement, les coûts de transport spécifique sont dus dès la réservation du billet et ne sont pas remboursables.

Absence de rétractation

Conformément à l’article L121-18-4 du Code la Consommation, le participant reconnait être informé qu’il ne dispose pas d’un droit de rétractation après avoir accepté le présent contrat.

Changements retours anticipés

Toute demande de changement ou de lieu de séjour doit être accompagnée d’un versement d’une somme de 50€ destinée à couvrir les frais supplémentaires imposés à l’organisation.Le retour anticipé du fait d’un participant, quelque en soit le motif, ne donne lieu à aucun remboursement sur le montant des frais de séjour et de voyage.Un stage commencé est dû dans son intégralité.

Assurances et garanties

Chaque participant doit souscrire une assurance de responsabilité civile individuelle accident, pour information, le contrat multirisque habitation contient la plupart du temps une couverture RC valable pour les pays de l’UE, qui couvre les dommages corporels causés au tiers par le stagiaire pendant la durée du séjour.OPTIMUM LANGUES ne peut être tenu responsable de tout accident ou incident survenant lors du stage dans le centre de formation, dans la famille d’accueil, dans la résidence ainsi que pendant le trajet entre le centre de langue et la famille hôtesse.Les frais imprévus tels que les consultations médicales, les produits pharmaceutiques, les dégâts matériels, le retour anticipé, qui ne seraient pas réglés par le participant, feront l’objet d’un relevé comptable qui lui sera adressé avec les pièces justificatives. Le client s’engage à en effectuer le règlement dans les meilleurs délais.

La garantie annulation facultative

Elle doit être souscrite lors de l’inscription et couvre uniquement :– Les cas de maladies ou d’accident du participant justifiés par un certificat médical.– Les cas de décès du participant, des ses ascendants, frères ou soeurs.Montant:– 60 € pour les séjours en Europe d’une durée inférieure ou égale à 4 semaines.– 100 € pour les séjours aux USA et Canada d’une durée inférieure ou égale à 4 semaines.> Sont exclus de la garanties annulation:*– Les accidents consécutifs à la pratique des arts martiaux, de l’équitation, de la pratique du ski.– Les maladies connues au moment de l’inscription– Les maladies chroniques, les états dépressifs.

Assistance médicale

Possibilité de souscrire un contrat d’assistance Europ Assistance:Montant:– 40 € pour les séjours en Europe d’une durée inférieure ou égale à 4 semaines.– 60 € pour les séjours aux USA et Canada d’une durée inférieure ou égale à 4 semaines.N° de contrat groupe: 58.394.275La convention d’assistance est remise dans le dossier de voyage.> Détails des garanties– Rapatriement médicalisé sans limitation de somme– Hospitalisation supérieure à 10 jours sur le lieu de séjour.– Billets A/R pour un membre de la famille jusqu’au chevet.– Frais d’hôtel: 46 € par jours (10 jours maximum)– Avance sur frais d’hospitalisation(hors pays d’origine): 30 490 €– Paiement des frais médicaux: (hors pays d’origine): 30 490 €Etats-Unis, Canada et Japon: 76 225 €Franchise: 15 €– Rapatriement du corps en cas de décès sans limitation de somme.– Avance de caution pénale suite à un accident de la circulation : 6 098 €– Avance honoraires d’avocat suite à un accident de la circulation: 762 €– Hospitalisation ou décès d’un proche au cours du séjour: billets A/R pour l’adhérent.

Révision des prix

Nos tarifs ont été établis sous réserve des fluctuations de taux de change ou des augmentations des prestations de service, notamment de transport qui pourraient intervenir après parution de la présente brochure. Edition Décembre 2013.> Base de calcul des devises:1 € : 1,12US$1 € : 1,45 can $1€ : 0,85£1€ : 1,50AUS$Conformément à l’article R211-10 du décret n°1229 de 6 octobre 2006, les révisions éventuelles de nos prix, en raison des fluctuations des taux de change, s’appliquent sur une base de calcul correspondant à 80% du montant des frais de séjour indiqués ou 50% du montant du forfait indiqué.Cette brochure est contractuelle.

Clause attributive de compétences

En cas de litige pouvant résulter de l’interprétation des présentes, de l’exécution des prestations contractuelles ou de leur suite, il est formellement convenu que le tribunal compétent sera celui du siège de la société Académie des Séjours Linguistiques.

Jours fériés étrangers 2017

Les cours ne sont pas dispensés les jours fériés et ne sont ni remplacés, ni remboursés.GRANDE-BRETAGNE 1/01; 14/04; 16/04; 17/04; 01/05; 29/05; 28/08 :25/12 ; 26/12

IRLANDE 01/01; 17/03; 17/04; 01/05; 05/06; 07/08; 30/10; 25/12; 26/12

MALTE 1/01 ; 10/02 ; 19/03; 31/03 ; 14/04 ; 01/05; 07/06; 29/06; 15/08; 08/09; 21/09; 08/12; 13/12; 25/12

USA 01/01; 16/01; 20/02; 25/05;04/07; 04/09; 9/10; 10/11; 23/11; 25/12

CANADA 1/01 ; 14/04;  17/04;  22/05;  01/07; 04/09; 09/10; 11/11; 25/12; 26/12

ESPAGNE 01/01; 06/01; 28/02; 13/04; 14/04; 16/04; 01/05; 15/08; 12/10; 1/11; 04/12; 8/12; 25/12Les jours fériés changent selon les villes en Espagne. Cette liste n’est pas exhaustive.

ALLEMAGNE 1/01 ; 14/04; 17/04; 01/05; 25/05; 05/06; 3/10; 25/12; 26/12

AUSTRALIE 01/01; 26/01; 14/04; 17/04; 25/04; 25/12; 26/12

Conformément à la Loi Informatique et Libertés (art. 27 et 39, loi n°78 du 06/01/78), les informations qui vous sont demandées sont nécessaires au traitement de votre inscription et sont destinées à OPTIMUM LANGUES et ses partenaires. Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification.Les fichiers clients et prospects ont fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL sous le n°1470715.